POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE ADN SOFTWARE SAS

1. GENERALIDADES E IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ADN SOFTWARE SAS con domicilio en Medellín, informa que ha conservado en sus bases de datos información de sus proveedores, contratistas, empleados, personal temporal y clientes, entre otros (en adelante denominados Titulares); los datos personales han sido proporcionados por los Titulares  a través de diferentes medios o mecanismos. Dando cumplimiento a las disposiciones legales vigentes sobre la protección de datos personales, ADN SOFTWARE manifiesta a continuación los términos y condiciones del tratamiento y administración de los datos, su política de privacidad, y los procedimientos para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos establecidos bajo las leyes de protección de datos personales en Colombia.

Acorde con lo anterior, y con nuestro interés de proteger la privacidad en desarrollo de sus derechos de acceder, conocer, modificar, actualizar, rectificar, suprimir y/o revocar sus datos personales, los Titulares pueden enviar su comunicación.

2. SOBRE SUS DATOS PERSONALES

En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de los datos realizada
por nuestra empresa se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y
adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la
normativa vigente.

3. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

ADN SOFTWARE toma todas las precauciones razonables y medidas de índole técnico, administrativo y organizacional conducentes a garantizar la seguridad de los datos de carácter personal de los Titulares, principalmente aquellos destinados a impedir su alteración, perdida y tratamiento o acceso no autorizado. La aplicación de las medidas de seguridad tiene como fin procurar la conservación, confidencialidad, integridad, y disponibilidad de los datos.

4. ALMACENAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES

ADN SOFTWARE solicitará a los Titulares los datos que considere necesarios para el desarrollo de su objeto social, así como aquella requerida por las normas nacionales. En algunos casos, podrá solicitar información adicional y sensible la cual será de libre y voluntaria entrega por parte del Titular. Los datos personales proporcionados por nuestros Titulares se almacenarán en una base de datos que se encuentra para mayor seguridad en un servidor o en forma manual, ambos instrumentos reposan en un lugar seguro, está protegido físicamente y sólo personal autorizado puede acceder a él y por tanto a los datos personales de nuestros Titulares.

5. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS

La información proporcionada por nuestros Titulares se requiere para ser recolectada, almacenada, usada, tratada, circulada, compartida, reproducida, adaptada, extraída, sintetizada, procesada con o sin ayuda de la tecnología con las siguientes finalidades:

a) Mantener una comunicación directa para la contratación de sus servicios.
b) Realización de negocios y gestión empresarial.
c)  Mantener una comunicación directa en el desarrollo de los proyectos contratados.
d) Envío de invitaciones, correspondencia, regalos, y cualquier otra cortesía empresarial
e) Remisión de investigación de mercados, con el fin de medir la calidad de nuestros servicios y su constante mejora.
f) Mantener actualizada la información ante EPS, ARL, Caja de compensación, Fondos de pensiones, etc.
g) envío de certificaciones, citaciones a los empleados de la compañía. Es decir con finalidades administrativas, comerciales y publicitarias que nos permitan el desarrollo de nuestro objeto social.

6. CONOCIMIENTO, ACTUALIZACIÓN Y RECTIFICACIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL DE LOS USUARIOS

En cualquier momento los Titulares podrán solicitarle a ADN SOFTWARE  como responsable o encargado de los datos personales, que proporcione información sobre los mismos, que los actualice, los rectifique, así mismo podrá incluir nuevos datos si es su deseo, suprimirlos o excluirlos de la base de datos salvo que el dato sea absolutamente necesario para la prestación del servicio al cual se encuentra registrado y/o inscrito, y quiera permanecer en él, de lo contrario se desvinculará y/o inactivará totalmente del mismo.

7. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

Se informa a los Titulares los derechos que las leyes sobre protección de datos personales le ofrecen y que se enuncian a continuación:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto la legislación.
• Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o cualquier entidad encargada de quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la constitución.
  Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD:

ADN SOFTWARE se reserva el derecho de modificar en cualquier momento y de manera unilateral, su política de privacidad y de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado; sin embargo, se conservarán las versiones anteriores de la presente Política de privacidad y de protección de datos personales. El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el Titular, después de la notificación de la nueva política de privacidad, constituye la aceptación de la misma.

9. VIGENCIA DE LA AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

El Titular acepta y reconoce que esta autorización estará vigente a partir del momento en que la aceptó y durante el tiempo en que ADN SOFTWARE ejerza las actividades propias de su objeto social.

10. ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

Para la atención de consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos de los Titulares podrá comunicarse con ADN SOFTWARE al correo electrónico contacto@adnsoftware.com.co o radicar su consulta o reclamo en la oficina principal de ADN SOFTWARE, ubicada en la Calle 32F #81 – 38; se dará respuesta al peticionario dentro de los términos establecidos por la ley  para el caso de consultas y reclamos, respectivamente; para el efecto, la solicitud debe contener todos los datos necesarios y aplicables al derecho de petición para garantizar la oportuna y efectiva respuesta. Además, deberá contener la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.

Toda solicitud, para ser tramitada, debe presentarse por el Titular o por su representante legal; por lo tanto, ADN SOFTWARE se reserva el derecho de verificar la identidad del peticionario mediante cualquier medio. Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas según los términos de ley

Las solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos serán contestadas dentro de términos indicados por la ley. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, según lo establecen las normas para estas solicitudes.

11. DATOS SENSIBLES

Son los datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando por requerimientos legales o por razón el ejercicio legal del desarrollo de la actividad empresarial, y cuando  se agote uno o varios de los siguientes requerimientos:

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a las excepciones citadas anteriormente contenidas en  la Ley y normas concordantes, deberán cumplirse las siguientes obligaciones:

1. Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.

2. Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

Derechos de los niños, niñas y adolescentes

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y cuando la ley lo consienta  para efectos del desarrollo y efectividad de sus derechos.